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Tendencias de los sistemas de Costo como Herramienta de Gestión

 

Ante una serie de cambios en el Mundo, de tipo: político, social, cultural y económico, que han influido en las condiciones sobre las cuales las organizaciones desarrollan sus actividades,  pueden mencionarse las siguientes:

·        Globalización e Internacionalización de los Mercados

·        Incertidumbre, Inestabilidad

·        Incremento de la competencia

·        Demanda exigente y selectiva

·        La calidad como estrategia diferenciadora

·        Diversidad de ofertas y nuevos productos

·        Aceleración de las innovaciones tecnológicas

·        Explosión de los servicios

·        Cambios socio-culturales

Cambios que provocan la necesidad de que las organizaciones se adapten a las exigencias del nuevo entorno en que tienen que funcionar y transformen sus estructuras y formas de actuación, con el objetivo además de poderse enfrentar a la competencia.

Los cambios a nivel empresarial están vinculados a la Estrategia, la Cultura y la Gestión, por lo que la empresa para tener un nivel competitivo adecuado debe:

  • Flexibilizar los diseños y procesos
  • Rechazar la rigidez
  • Adaptar sus productos a las demanda de los clientes
  • Mejorar la distribución de los bienes y servicios
  • Agilizar los mecanismos de comunicación del producto o servicio
  • Lograr la eficiencia en la productividad
  • Disminuir los Costos y enfrentar los cambios en su estructura
  • Producir con Calidad elevada
  • Brindar precios competitivos

Estos aspectos determinan la necesidad de que las organizaciones realicen su proceso de gestión con vistas a alcanzar sus objetivos estratégicos y por lo tanto es vital el control de esa gestión, así como de conocer los resultados de cada una de las áreas de la empresa, de sus actividades con vistas a desarrollar un adecuado proceso de toma de decisiones.

En este nuevo entorno la gerencia debe conocer cada resultado, cada dificultad, necesita de información cuantitativa y cualitativa para poder dirigir y llevar a su organización a mantenerse en el mercado de la competencia.

La Contabilidad de Gestión, o sea, la Contabilidad dedicada a la información con fines internos, ha sido uno de los instrumentos más utilizados como sistema informativo para la dirección, ya que permite conocer el resultado de la empresa y de cada una de sus áreas, contribuyendo decisivamente al proceso de toma de decisiones, atendiendo a sus tres propósitos básicos:

  • Valuación de inventarios
  • Planeación y Control
  • Toma de Decisiones

Es necesario destacar que la evolución de la Contabilidad de Gestión ha estado muy vinculada al desarrollo de las organizaciones, lo que es evidente dado su objetivo de brindar información oportuna a la gerencia, por tanto tiene que responder a las necesidades de la misma a partir de los requerimientos del entorno.

En las condiciones actuales la Contabilidad de Gestión mantiene su importancia, puede señalarse que es más necesaria su función cuando la complejidad organizativa es mayor y existe más presión competitiva y el control de la gestión es fundamental.

Sin embargo el desarrollo de los Sistemas de Contabilidad de Gestión en las últimas décadas no ha dado respuesta a la magnitud de los cambios ocurridos en el entorno empresarial, volviéndose obsoletos los llamados “Sistemas Tradicionales” que fueron elaborados en otras condiciones y con otros fines.

De ahí que diferentes autores coincidan en señalar limitaciones en estos sistemas, que pueden resumirse en las siguientes: 

  • Orientación operativa a corto plazo
  • Excesivo nivel de agregación de los datos
  • Basados en una estructura de la empresa muy jerarquizada
  • El énfasis fundamental al control de los costos
  • Dirigidos a facilitar decisiones poco complejas 

En los últimos 10 años la literatura sobre este tema aborda las llamadas “nuevas tendencias”. Estudios en España muestran que el 40.5% de los artículos en revistas especializadas y el 35.8% de las ponencias presentadas a eventos científicos, abordan esta problemática.

La empresa contemporánea, tiene que “permitir la adopción de decisiones racionales que hagan posible la competitividad, para lo que deberá tenerse en cuenta:

  • El contexto externo mediante el planteamiento estratégico
  • La mejora continua de los procesos productivos internos, cualitativa y cuantitativamente considerados
  • El control y la gestión estratégica de los costos en todas las funciones y segmentos de la organización”.

Por tanto debe interiorizarse que actualmente, los FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO, no están relacionados únicamente con la minimización de los costos, sino también con la satisfacción del cliente, la calidad de los productos, la flexibilidad de los procesos, el mercado, entre otros aspectos; lo que implica que en los nuevos sistemas de Contabilidad de Gestión se reúnan factores cualitativos y cuantitativos.

Como una respuesta a la situación creada por las exigencias del nuevo entorno a las empresas, han surgido las “Nuevas Tecnologías de Gestión”, procedimientos desarrollados para optimizar el uso de los recursos del ente para alcanzar un objetivo y que tienen incidencia en los procedimientos y en la información que emana de los Sistemas de Contabilidad de Gestión.

Pueden mencionarse como ejemplos de estas nuevas tecnologías las siguientes:

  • La Contabilidad de Dirección Estratégica
  • Nuevos Sistemas de Medida y Control (Just in Time)
  • Control Total de la Calidad
  • Target Cost 
  • Gestión Basada en Actividades (ABC y ABM)

La Contabilidad de Dirección estratégica tiene sus inicios en los años 80 y promueve el control empresarial ligado al proceso estratégico, garantizando que todos los factores estén en función de los objetivos globales de la organización y de los cambios en el entorno. En este marco, la Contabilidad de Gestión como parte del sistema de control debe responder a la estrategia de la empresa, teniéndose en cuenta que el análisis estratégico de los costos, debe estar basado en una política a largo plazo que fije claramente lo que debe hacerse para mejorar.

Dentro de los Sistemas de Medida y Control el “Just in Time”, basa sus principios en lograr la reducción de los costos y el incremento de la productividad a partir de criterio de eliminar todas aquellas actividades que no añaden valor al producto.

Lograr un procesamiento continuo, sin interrupciones implica la minimización del tiempo total necesario desde el inicio del proceso hasta la comercialización, lo que significa mejorar la gestión eliminando las actividades que no añaden valor, obteniendo un alto nivel de calidad, de mejoras continuas, más eficiencia, entre otros aspectos, perdiendo protagonismo la valoración de los inventarios y la formación del costo del producto.

Uno de los instrumentos de gestión más poderoso, que en la actualidad constituye estrategia diferenciadora, uno de los pilares básicos de la administración, es el Control de la Calidad Total, que también tiene influencia en los costos, dada la necesidad de controlar los recursos utilizados para obtener y mantener la calidad, o los invertidos por no tenerla o perderla.

El Target Cost (Costo Objetivo) surge como una necesidad por la situación existente en la actualidad en cuanto a los precios, los cuales son impuestos por el mercado, siendo necesario ya en el diseño del producto estimar el costo del mismo a partir del comportamiento de su precio en el mercado y las utilidades que se desean alcanzar.

Entre todas estas técnicas, el Costeo Basado en las Actividades (ABC), ha sido una de las más extendidas. Se basa en la afirmación de que son las actividades las que consumen los recursos para poder elaborar el producto y se utiliza fundamentalmente para lograr una asignación más adecuada de los costos indirectos. 

Basado en la experiencia del ABC surge el ABM (Gestión basada en las actividades), que ha permitido mejorar los resultados del control de la gestión empresarial.

 

De esta manera en todos los casos cuando se hace referencia a Nuevas Tecnologías de Gestión, está presente el papel que en ellas juega la necesidad de un eficiente control y de poder contarse con la información adecuada para tomar decisiones precisas, certeras, lo que indiscutiblemente forma parte de los objetivos de la Contabilidad de Gestión, que ha tenido que dar respuesta a las nuevas condiciones en que se desarrolla actualmente la empresa. 

Costos ABC

El éxito de las empresas no necesariamente está en su crecimiento. Existen causas que salen de control como:

- Creación de nuevos productos que aumenta la producción y administración de la capacidad instalada que puede volverse un "cuello de botella".

- Actividades de preventa que no llegan a concretarse en ventas o servicios de postventa que no son oportunamente atendidos.

- Campañas de publicidad poco rentables o mal orientadas. 

- Ausencia de un plan capacitación a colaboradores en especial quienes desarrollan los procesos y atienden a los clientes.

- Informalidad en la entrega de productos o servicios adquiridos por los clientes.

- Problemas en la administración de compras e inventarios que puede llegar a aumentar los pasivos.

- Problemas en la administración de distribución de los productos.

- Continuo aumento de los Costos Fijos y ausencia en la determinación del Punto de Equilibrio.

- Ausencia de control presupuestal.

- Continuos descuentos y promociones para aumentar clientes y ventas sin planeación financiera.

- Pago de horas extras y bonos por atrasos en la productividad.

- Ausencias y vacaciones a colaboradores sin planeación.

- Fraudes y robo "hormiga".

 

Es muy importante revisar continuamente el Sistema de Costos para evitar problemas que dañen la rentabilidad esperada del negocio.

 

¿Porque no son rentables las empresas?

Causas por las cuales no son rentables las empresas.
1. Ventas no planeadas
2. Debilidad frente a la competencia
3. Altos costos de operación
4. Problemas de cobranza
5. Rotación de inventarios
6. Ubicación inadecuada
7. Fraudes por ausencia de Control interno
Entre otras.


¿Te administras en base a presupuesto?

La importancia de contar con un presupuesto permite  el logro de sus objetivos en la consecución de sus ingresos y el control de sus gastos.

Si no cuenta con un presupuesto es importante que lo contemple pues es como conducir un auto sin un plan de viaje a un destino incierto.

En alguna ocasión un empresario expresó "cuando lleguemos al puente vemos como lo cruzamos" cuando llegó no logró el impulso respectivo y se fue al vacío". No esperes llegar al puente.

¿Tu administración personal la controlas con un presupuesto?


¿Te impactan tus Costos Fijos?

De una forma sencilla, los costos o gastos fijos son aquellos que pagamos  se tenga o no ingresos, un ejemplo: renta, tu plan fijo de celular, colegiatura de los hijos, etc. esto llega a provocar que para cubrirlos tengas un ingreso proporcional para por lo menos llegarlos a pagar evitando un problema en tus finanzas. Lo mismo sucede en las empresas.....